Certifikat avser produkter som levereras av det ansvariga företag som anges i förteckningen och omfattar produkter med beteckning som helt överensstämmer med den i förteckningen angivna. Med ansvarigt företag avses tillverkare eller leverantör som innehar certifikat för aktuell produkt.

Certifiering innebär att ett eller flera exemplar av en produkt har provats enligt en viss specifikation, att dessa exemplar har visat sig uppfylla kraven, samt att det finns ett ansvarigt företag med vissa skyldigheter. De provningsresultat som ligger till grund för ett certifikat avser de provade exemplaren. Innehavare av certifikat har ansvaret för att försålda produkter överensstämmer vad gäller sammansättning, konstruktion, inställning och andra för resultatet viktiga egenskaper med de provade produkterna.

Certifierade produkter får märkas med SPs certifieringsmärke för arkivmateriel, innehållande beteckningen "svenskt arkiv". Märket får också användas i kataloger, infoblad och vid annan marknadsföring.

Godkännandet innebär huvudsakligen att handlingar framställda med godkända utrustningar har en skrift med erforderlig beständighet med avseende på synlighet och möjlighet att kopiera eller konvertera till annat medium. Skriftens färg kan t.ex. förändras utan att synligheten nedsätts. För färgade utskrifter, där färgen kan vara en viktig del av informationsinnehållet, ställs dock kravet att färgen endast får förändras marginellt.

Godkännande avser kopiatorer, skrivare m.m. för framställning av skrift på papper i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, RA-FS 2006:4.

De utrustningar som förtecknas nedan är sådana där handlingen, efter det att toner överförts till papperet, fixeras genom uppvärmning.